新入社員部長、助けてください！もう限界です…..！
masuo朝から大きな声だね。どうしたんだ、そんなに青ざめて。
新入社員毎日ToDoリストを消化してるのに、仕事がまったく減らないんです！朝から晩まで必死にタスクをこなしているのに、成果が出ていない気がして…..。これ以上どう時間を捻出すればいいんですか！？
masuoなるほど。ハムスターのように回し車を全力疾走している状態だね。動いてはいるが、前には進んでいない。
新入社員そ、そんな言い方しなくても…..！こっちは必死なんですよ！
masuoその『必死さ』の方向が間違っていると言っているんだ。君に必要なのは、根性でも残業でもない。『捨てる勇気』だ。
結論
masuo結論から言おう。君の忙しさの原因は『全てのタスクを平等に扱っていること』にある。
- 成果の80％は、上位20％の「重要なタスク」から生まれる。
- 残りの80％の時間は、成果に直結しない「些末なこと」に消えている。
- 「全部やる」を諦め、「重要な少数」に一点集中せよ。
新入社員いやいや、無理ですよ！「全部やるな」って、現場を知らないからそんなことが言えるんです！
masuoほう？
新入社員メール返信も、会議の資料作りも、電話対応も、全部やらなきゃ回らないじゃないですか！『重要な20％だけやります』なんて言ったら、クレームの嵐で僕の席がなくなっちゃいますよ！
masuo落ち着きたまえ。誰も『残りの80％を無視しろ』とは言ってない。『力の入れどころを間違えるな』という話だ。
パレートの法則とは何か
精神論ではなく、数字の話をしよう。パレートの法則とは、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが提唱した経験則だ。『結果の大部分(80％)はごく一部の原因(20％)から生み出される』という現象を指す。
パレートは庭のエンドウ豆を見て気づいた。「収穫される豆の80％は、わずか20％のサヤから採れている」と。
これはビジネスや時間管理においても恐ろしいほど当てはまる。
- 売上の80％は、20％の優良顧客が生み出す。
- トラブルの80％は、20％の原因(特定のシステムや人)に起因する。
- 君の成果の80％は、君が働く時間の20％から生まれている。
つまり、君が8時間働いているとして、本当に価値ある成果を生んでいるのは、実は「約1.5時間」しかないということだ。残りの時間は、ただ「忙しいフリ」をしているに過ぎない可能性がある。
なぜ「忙しいのに終わらない」のか
君が陥ってる罠は、「些末な多数(Trivial Many)」に時間を奪われていることだ。
10個のタスクがある時、本当に重要な(＝評価や売上に直結する)タスクはせいぜい２つだ。
これを「重要な少数(Vital Few)」と呼ぶ。
しかし多くの人は以下のようなミスを犯す。
- 1．簡単なタスクから手を付ける
メール返信や経費計算など、重要度は低いが「完了させやすい」タスク(下位80％)から始めてしまう。 - ２．達成感の罠
ToDoリストを消し込むとドーパミンが出るため、「仕事をした気」になってしまう。 - 3．時間切れ
夕方になり、脳が疲弊した状態で、本当に重要な「残り２つのタスク」に取り組み、質が下がる。
これでは成果が出ないのも当然だ。
「ロングテール」の視点も忘れるな
ただし、君が反論した通り、「下位80％」を完全に切り捨てるのはリスクがある。ここで重要なのが現代のネットビジネスなどで語られる「ロングテール理論」の視点だ。
- パレートの法則(選択と集中)：
限られたリソース(君の時間)を、最大効果を生む部分に投下する。 - ロングテール(塵も積もれば)：
ネット通販のようにコストが掛からない場合、売れない80％の商品も集まれば利益になる。
個人の時間管理において、我々は「パレート」を主軸にすべきだ。我々の時間は有限だからだ。
しかし、「下位80％の雑務」をおろそかにしすぎると、足元をすくわれる。
重要なのはメリハリだ。
上位20％には「自分の最高のリソース(朝の集中力)」を使い、下位80％は
- システム化する
- 人に任せる
- 時間を区切って60点の出来で終わらせる
という処理をする。これがプロの戦い方だ。
新入社員なるほど…..。僕は今まで、重要じゃない80％の雑務を、全力投球で100点満点に仕上げようとしていたんですね。だから時間が足りなかったんだ。
masuoその通り。リソース配分のミスだ。すべてを完璧にこなすスーパーマンを目指すのは。、今日で終わりにしよう。
新入社員はい！…..でも、具体的に明日から何をすればいいですか？
masuoやることはシンプルだ。明日の朝、仕事を始める前にこれだけやってくれ。
masuoまずはこの『トップ２』を朝一番に片づける習慣をつけるんだ。それだけで、君の景色は変わるはずだよ。さぁとっとと帰って寝たまえ。
